所有工厂必须遵守有关公告及文件记录保存的具体法律规定。下文列出的其它条款为参考建议或某些“模范”工厂采用的作法。

1.人事档案：

·所有工厂必须保存每位工人的人事档案。

·人事档案必须包括工厂所在国适用的年龄证明文件的复本（如身份证、护照、旅行文件、社保卡等）。

·人事档案中包括由工人签名认同的录用日期证明文件。

·法律规定的雇用合同/雇用信应由工人和工厂分别签名。

·由工人填写的应征表应包括地址、联系方法、推荐人、工作经历及教育程度等基本内容。

·工人于近期拍摄的照片。

·书面的纪律处分文件，其中包括工人的签名。

2.考勤卡：

·所有工厂必须使用考勤卡、电子条码卡系统或出勤表准确记录每位工人的实际工作时间。

·如工厂使用考勤卡或电子条码卡系统，工厂必须记录工人每天上下班的时间。

·工厂可使用出勤表，并在出勤表中记录工人每天的上下班时间、加班时间及休息日安排。出勤表应由工人（至少每周一次）签名确认记录的准确性，工厂必须保存完整的i勤表记录。

·考勤卡记录应至少保存一年。某些国家要求工厂保存这些记录的期限超过1年。

3.工资表：

·所有工厂必须保存工资表，以证明工厂向每位工人支付了应付的小时工资、每日工资、每月工资或计件工资。

·工资表应包括正常工作时间、根据产品件数或工作时间计算的工资总额、奖金、补贴、代扣款及实得工资等内容。

·工厂必须保存原始计件工资等相关文件，以证实工资表记录的准确性。

·工资表必须至少保存一年时间。某些国家要求工厂保留工资表的期限超过1年。

·工厂在工资表中记录节假日时间、最高奖金额、计件工作的加班工资、贷款及代扣款等内容。

·工人签名确认工资表记录的内容，并表示收到工厂支付的实得工资。

4.工资单：

·工厂在发放工资时必须向所有工人提供以当地语言编写的工资单，工资单必须明确记录工人的正常工作时间、加班时间、计件工资、工资总额、代扣款及实得工资。

·工人必须在工厂保存的工资单复本上签名，以表示认可工资单的各项内容并确认

·收到工厂支付的实得工资。